BASES DE DATOS

Bajar el archivo: Base de Datos 1 para práctica.

Pasos para Ordenar datos

Para ordenar una base de datos por un solo CAMPO:

1. Ubíquese DENTRO los datos haciendo clic en una celda del campo a ordenar, NO seleccione celdas.

1. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar”.
2. Con la opción (A a Z) o (Z a A) se ordenará ascendente o descendente del campo de la celda activa.

Para ordenar por VARIOS campos o criterios

1. Ubíquese DENTRO los datos haciendo clic en una celda, SIN seleccionar más de una celda
2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar”, opción “Orden personalizado”.  Aparecerá un cuadro como el siguiente

3. Verifique que la opción “Mis datos tienen encabezados” esté marcada (si siguió la recomendación anterior “Crear una base de datos en Excel”).
4. En “Columna” seleccione el campo por el que desea ordenar como primer criterio.
5. En “Ordenar según” selecciones “Valores”.
6. En “Criterio de ordenación podrá seleccionar “A a Z” si es campo es de texto“, De mayor  a menor” o viceversa si el campo contiene números y “De más antiguos a más recientes” o  viceversa si el campo contiene fechas.
7. cuando alguno de los datos del campo utilizado en “Columna”, “Ordenar por” se repite, por ejemplo, varias personas con el mismo nombre, clic en el botón “Agregar nivel” y en “Luego por” podrá aplicar un segundo criterio, por ejemplo Apellido. Si aún así hay campos repetidos, por ejemplo, varias personas con el mismo nombre y apellido, puede repetir este paso para aplicar más criterios, por ejemplo segundo apellido. Si no se repiten datos y aplica varios criterios “Luego por”, solo tendrá efecto el primero, los demás no afectarán los datos, por ejemplo en “Ordenar por” “cédula” hará que los “luego por” no tengan efecto ya que los números de cedula no se repiten.

En el punto 5 podrá seleccionar formatos como color de la celda o color de la fuente.

Imagen 6

Filtro

El filtro oculta las filas que no cumplen con una condición que se especifique.

Siga estos pasos activar los filtros:

1. Ubíquese dentro de los datos haciendo clic en una celda, NO seleccione celdas
2. Clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción “Filtro”. La tabal se verá como la de la Imagen 7

Los menús desplegables al la derecha los nombres de cada campo indican que está activada la opción de filtro. Cuando hay una flecha en el menú desplegable indica que se ordenó por ese campo. El ícono del embudo aparecerá cuando se ha aplicado un filtro por ese campo.

Siga estos pasos aplicar filtros que coincidan con valores de las celdas.

1. Active filtros
2. Haga clic en el menú desplegable del campo que dese filtrar.
3. Desmarque la casilla “Seleccionar todo”
4. Marque la(s) casilla(s) que coincidan con los datos que desea filtrar
5. Clic en aceptar.

Para quitar filtros de un campo haga clic el menú desplegable del campo y clic en “Borra filtro de nombre  del campo”.

Siga estos pasos aplicar filtros que cumplan con determinadas condiciones de las celdas.

1. Active filtros.
2. Haga clic en el menú desplegable del campo que dese filtrar.
3. Tendrá alguna de estas opciones: “Filtro de número”, “Filtro de fecha” o “Filtro de texto” según el tipo de datos.
4. Seleccione la opción según el criterio que desee aplicar. Podrá repetir los dos pasos anteriores y aplicar varios filtros por varios campos

Para quitar todos los filtros aplicados, clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción “Borrar”. Para desactivar los filtros, clic en la ficha “Inicio”, grupo “Modificar”, botón “Ordenar y filtrar” opción

“Filtro”.